Rencana Rangkaian Kegiatan Kantor Jaminan Mutu

Pada periode Triwulan IV 2020 (September-Desember 2020), Kantor Jaminan Mutu memiliki agenda kegiatan untuk program kerja Audit Mutu Internal (AMI) Program Studi (Prodi), AMI Unit Pengelola Program Studi (UPPS), AMI Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Hibah Dokumen SPMI, Hibah Internasional dan AUN, serta pelatihan rutin SPMI-AMI eksternal. Menyesuaikan dengan kebijkan situasi pandemi semua kegiatan direncanakan untuk diselenggarakan secara daring melalui aplikasi meeting.
Berikut timeline kegiatan KJM periode bulan Oktober hingga Desember 2020:

Pencapaian UGM di Tahun 2018

Data capaian UGM dalam bidang yang menjadi tugas dan target kinerja Kantor Jaminan di tahun 2018:

1. Akreditasi Internasional

UGM dalam upaya menjulang tinggi dan meningkatkan reputasi dari dunia internasional, senantiasa memberikan dukungan pada Fakultas dan Program Studi untuk mengikuti akreditasi internasional. Selain itu, akreditasi internasional juga dipandang sebagai sarana untuk menjaga dan meningkatkan mutu pembelajaran internal, karena bukan saja dunia dapat melihat UGM sejajar dengan universitas kelas dunia lainnya, namun standar yang digunakan dalam akreditasi internasional sudah pasti merupakan standar yang diakui secara global sehingga keberhasilan perolehan akreditasi internasional menunjukkan mutu yang sesuai dengan standar dunia.

Pada tahun 2018, pencapaian target indikator UGM tercapai sebanyak 28 Program studi terakreditasi internasional (AACSB, ABET, ASIIN, RSC, IABEE, IMIA, PAASCU dan IChemE). Saat ini 11 prodi juga masih menunggu hasil akreditasi dari visitasi akreditasi internasional yang dilaksanakan di akhir tahun 2018, yaitu 3 prodi akreditasi ABET (Teknik Industri, Teknik Elektro, dan Teknologi Informasi) dan 8 Prodi akreditasi ASIIN (S1 Elektronika dan Instrumentasi, Magister Ilmu Komputer, S1 Pembangunan Wilayah, S1 Kartografi dan Penginderaan Jauh, S1 Geografi Lingkungan, S1 Kedokteran Hewan, Profesi Dokter Hewan, dan Magister Ilmu Kehutanan). Diharapkan di tahun 2019 akan semakin meningkat indikator jumlah Program Studi yang terakreditasi internasional. Data Akreditasi Internasional dapat dilihat di tautan berikut Data Akreditasi Internasional

2. Sertifikasi AUN-QA (ASEAN University Network – Quality Assurance)

• Di tahun 2018, Universitas Gadjah Mada mendapatkan sertifikasi AUN-QA Institusi (The AUN-QA Assessment at Institutional Level) dengan masa berlaku 3 April 2018 s.d. 4 April 2023. Saat ini baru ada dua universitas di Indonesia yang mendapatkan The AUN-QA at Institutional Level.
• Pencapaian target indikator sertifikasi internasional untuk Program Studi adalah tercapai sebanyak 22 Program Studi tersertifikasi AUN-QA pada tahun 2018. Saat ini 4 prodi juga masih menunggu hasil sertifikasi dari visitasi AUN-QA yang dilaksankan pada akhir tahun 2018, yaitu S-1 Gizi Kesehatan, S-1 Hukum, Magister Ilmu Biomedik, Magister Ilmu Pendidikan Kedokteran dan Kesehatan.

Data AUN-QA dapat dilihat di tautan berikut Sertifikasi AUN

3. Akreditasi Nasional BAN-PT

• Capaian indikator untuk Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi adalah sesuai dengan target yang direncanakan yaitu UGM mendapatkan nilai akreditasi A dengan masa berlaku 2017-2022
• Capaian indikator Persentase Program Studi Terakreditasi Nasional Unggul (A) adalah 85%, yaitu Jumlah Program Studi Terakreditasi A dari BAN PT dan LAM-PTKes sampai dengan Desember 2018 adalah sebanyak 225 program studi dari total 266 program studi.

4. Sertifikasi ISO

Dalam upaya mempertahankan dan meningkatkan sistem manajemen mutu internal Kantor Jaminan Mutu (KJM) UGM menggunakan standar ISO. KJM UGM memperoleh sertifikasi ISO:9001:2015 pada bulan Mei 2018.

Vision

Being university organ that excels in the preparation, an increase in the highest standards, and guarantee the implementation of quality management systems work with other units in the field of education, research and community services, resources and governance at UGM.

Mission

1. Enhance the reputation and international accreditation in the field of Education, Research and Community Service.
2. Ensure the implementation of the Quality Assurance System (SPMI) in all faculties and courses.
3. Ensure the quality of education, research and community service along with the other university Implementing elements.
4. Oversee institutional accreditation and certification unit at the University of Gadjah Mada.
5. Implement training and development Quality Assurance System (QAS).
6. Provide professional and consulting services in the field of Quality Assurance System (QAS) for institutions both within and outside the institution Universitas Gadjah Mada.
7. Coordinate and development of Information Systems Quality Assurance (QAS).
8. Carry out cooperation with other work units in UGM for quality improvement resources, governance and services.

Aims and Goals

1. KJM UGM provide the best services to the satisfaction of academicians and stakeholders by improving the effectiveness of the quality management system on an ongoing basis in the field of internal quality assurance system (SPMI), Gadjah Mada University as a world-class research university, and is committed to developing a quality assurance system of internal college (SPMI) who excel at national and regional levels as well known at international level.
2. KJM UGM with other units work to improve the quality of resources, governance and services.

struktur_organisasi_KJM_2013

Visi
Menjadi Organ Universitas yang unggul dalam penyusunan, peningkatan standar tertinggi, dan penjaminan penerapan sistem manajemen mutu bersama unit kerja yang lain di bidang pendidikan, riset dan pengabdian kepada masyarakat, sumberdaya serta tatakelola di lingkungan UGM.

Misi

1. Meningkatkan reputasi dan akreditasi internasional di bidang Pendidikan, Riset dan Pengabdian kepada Masyarakat.
2. Menjamin pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di seluruh fakultas dan program studi.
3. Menjamin mutu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat bersama dengan Unsur Pelaksana Universitas yang lain.
4. Mengawal akreditasi institusi dan sertifikasi unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada.
5. Melaksanakan pelatihan dan pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
6. Memberikan pelayanan dan konsultasi profesional dalam bidang Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk institusi baik di dalam maupun institusi di luar Universitas Gadjah Mada.
7. Melakukan koordinasi dan pengembangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal (SIPMI).
8. Melaksanakan kerjasama dengan unit kerja lain di lingkungan UGM untuk peningkatan mutu sumberdaya, tatakelola dan layanan.

Tujuan dan Sasaran

1. KJM UGM memberikan layanan terbaik untuk kepuasan sivitas akademika dan pemangku kepentingan melalui peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan dalam bidang sistem penjaminan mutu internal (SPMI) Universitas Gadjah Mada sebagai universitas riset kelas dunia, serta bertekad mengembangkan sistem penjaminan mutu perguruan internal (SPMI) yang unggul di tingkat nasional dan regional serta dikenal di tingkat internasional.
2. KJM UGM bersama dengan unit kerja lain meningkatkan mutu sumberdaya, tatakelola dan layanan.

Kebijakan Mutu

1. KJM UGM di bawah koordinasi Wakil Rektor Senior bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat berperan aktif dalam implementasi penjaminan mutu Universitas Gadjah Mada sebagai Universitas Riset Kelas Dunia.
2. Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada memberikan pelayanan terbaik dan kepuasan kepada Sivitas Akademika dan Pemangku Kepentingan melalui peningkatan keefektifan Sistem Manajemen Mutu secara berkelanjutan.
3. KJM UGM berperan aktif dalam pemenuhan standar mutu di Universitas Gadjah Mada yang meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.KJM UGM bertekad mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) Perguruan Tinggi yang unggul di tingkat nasional dan regional serta dikenal di tingkat internasional.
4. KJM UGM bersama unit kerja lain di lingkungan UGM bertekad meningkatkan mutu sumberdaya, tatakelola dan layanan.

Quality Assurance office of Universitas Gadjah Mada (hereinafter called with KJM-UGM) was established on 27 November 2001 in accordance with the decree of the Rector of UGM (no. 123/P/SK/Set.R/2001). KJM-UGM in accordance with the decree founding the duty to perform:

1. Planning and implementation of the overall Quality Assurance System at UGM
2. Making the necessary tools for the implementation of Quality Assurance
3. System Monitoring the implementation of the Quality Assurance System
4. Auditing and evaluation of the implementation of quality assurance
5. Reporting periodically on the implementation of the Quality Assurance System to the Rector of UGM.

Establishment of KJM begins with activities related to quality improvement, among others Teaching Improvement Workshop (TIW) 2001 Faculty of Engineering, Akta-5, Applied Approach, and PEKERTI. In addition, since 1999 until now UGM been an active member in the ASEAN University Network on Higher Education for Quality Assurance (AUN-QA). Experience working with AUN-QA and the European Community in AUN Program, and Project Quality for Undergraduate Education (QUE-Project, 1998-2005) has produced a Quality Assurance Office (KJM) in 2001.

The concept of Quality Assurance System-Higher Education (SPM-PT) in UGM has been made and socialized to entire unit leaders, managers, professors, students, and staff in the university and college level in 2002. From the evaluation of the implementation of the concept of SPM-PT socialization was composed of academic documents (in the form of academic policy, academic standards, and draft academic regulations) and document quality (in the form of quality manual and quality procedures) at the university level and faculty, as well as specifications and competency of graduates at level courses. The success in the preparation of the document due to the strong commitment of the UGM leaders, and support personnel from the internal auditors UGM (who had been trained SPM-PT and Academic Internal Quality Audit (AMAI) UGM). The internal auditors also become a driving force of the formation of the implementing organization of SPM-PT UGM throughout the faculty at UGM.

The first SPM-PT and AMAI training activities performed on 18 to 24 October 2003, with the chief facilitator Assoc. Prof. Damrong Thawesaengskulthai from Chulalongkorn University of Thailand. Based on the completeness of documents and has streamlined all SPM-PT UGM organization device, then on October 11, 2004, The complete SPM-PT UGM declared by Rector of UGM.

Up to 2010 was held 7 cycles of SPM-PT/SPMI and AMAI/AMI for undergraduate program, 2 cycle SPM-PT/SPMI and AMAI/AMI for graduate program, 1 cycle of SPM-PT/SPMI and AMAI/AMI for postgraduate program and Vocation program, and three times of faculty audit.

KJM facilitate UGM portfolio preparation for institutional accreditation by the National Accreditation of Higher Education (BAN-PT). After going through desk assessment and site assessment at the end of 2007, BAN- PT plenary meeting on 7 July 2008 decided Gadjah Mada University Accredited A (Very Good).

From 2005, KJM assist Directorate General of Higher Education as a training facilitator SPM-PT/SPMI and AMAI/AMI for all universities in Indonesia. Until 2007, more than 700 colleges participated in the training.

Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada (selanjutnya disingkat KJM-UGM) didirikan pada tanggal 27 November 2001 sesuai dengan SK Rektor nomor 123/P/SK/Set.R/2001. KJM-UGM sesuai dengan SK pendiriannya mengemban tugas untuk melakukan:

1. Perencanaan dan pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu secara keseluruhan di Universitas Gadjah Mada
2. Pembuatan perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu
3. Pemantauan pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu
4. Auditing dan evaluasi pelaksanaan jaminan mutu
5. Pelaporan secara berkala pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu di Universitas Gadjah Mada kepada Rektor.

Pendirian KJM-UGM diawali dengan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan peningkatan mutu pembelajaran, antara lain Teaching Improvement Workshop (TIW) 2001 Fakultas Teknik, Akta-5, Applied Approach, dan PEKERTI. Selain itu, sejak tahun 1999 sampai sekarang UGM menjadi anggota aktif dalam ASEAN University Network on Higher Education for Quality Assurance (AUN-QA). Pengalaman bekerja sama dengan AUN-QA dan European Community dalam AUN Program, serta Quality for Undergraduate Education Project (QUE-Project, 1998-2005) telah melahirkan Kantor Jaminan Mutu (KJM) pada tahun 2001.

Konsep Sistem Penjaminan Mutu – Perguruan Tinggi (SPM-PT) di UGM telah dibuat dan disosialisasikan kepada seluruh pimpinan, pengurus, dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan di tingkat universitas dan fakultas pada tahun 2002. Dari hasil evaluasi terhadap pelaksanaan sosialisasi konsep SPM-PT disusunlah dokumen akademik (yang berupa kebijakan akademik, standar akademik, dan draf peraturan akademik) dan dokumen mutu (yang berupa manual mutu dan prosedur mutu) di tingkat universitas dan fakultas, serta spesifikasi dan kompetensi lulusan di tingkat program studi. Keberhasilan penyusunan dokumen tersebut karena adanya komitmen yang sangat kuat dari Pimpinan UGM, dan dukungan tenaga dari para auditor internal UGM (yang telah mengikuti pelatihan SPM-PT dan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) UGM). Para auditor internal tersebut sekaligus menjadi motor penggerak pembentukan organisasi pelaksana SPM-PT UGM di seluruh fakultas di lingkungan UGM.

Kegiatan pelatihan SPM-PT dan AMAI yang pertama dilaksanakan pada tanggal 18-24 Oktober 2003, dengan ketua fasilitator Assoc. Prof. Damrong Thawesaengskulthai dari Chulalongkorn University Thailand. Berdasar kepada kelengkapan dokumen dan telah tersusunnya semua perangkat organisasi SPM-PT UGM, maka pada tanggal 11 Oktober 2004 dideklarasikan Pelaksanaan Menyeluruh SPM-PT UGM oleh Rektor.

Sampai dengan 2010 telah dilaksanakan 7 siklus SPM-PT/SPMI dan AMAI/AMI program studi jenjang S-1, 2 siklus SPM-PT/SPMI dan AMAI/AMI program studi jenjang S-2, 1 siklus SPM-PT/SPMI dan AMAI/AMI program studi jenjang S-3 dan Vokasi, serta tiga kali audit fakultas.

KJM membantu penyusunan portofolio UGM untuk proses akreditasi institusi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Setelah melalui tahap penilaian meja (desk assessment) dan penilaian lapang (site assessment) pada akhir tahun 2007, rapat paripurna BAN-PT pada tanggal 7 Maret 2008 memutuskan Universitas Gadjah Mada Terakreditasi A (Sangat Baik).

Dari tahun 2005 KJM membantu Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi sebagai fasilitator pelatihan SPM-PT/SPMI dan AMAI/AMI bagi seluruh perguruan tinggi di Indonesia, sampai dengan tahun 2007 lebih dari 700 perguruan tinggi ikut serta dalam pelatihan tersebut.

Kantor Jaminan Mutu lahir di tengah keprihatinan akan kualitas pendidikan tanah air yang cenderung menurun. Upaya untuk mempertahankan – bahkan meningkatkan mutu pendidikan melalui ketiga darmanya – selalu dilakukan dengan mengikuti perkembangan teknologi dan aturan yang berlaku di tanah air.Quality Assurance Office born amid concerns over the quality of education in this country is likely to decline. Efforts to maintain – and even increase the quality of education through the third darma – always be done by following the technological developments and regulations that apply in the country.