Berita AMI

Pelatihan SPMI dan AMI Eksternal

Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada kembali mengadakan pelatihan Sistem Pengendalian Mutu Internal (SPMI) dan Audit Mutu Internal (AMI) untuk peserta dari universitas luar UGM. Ini merupakan pelatihan yang kedua di tahun 2017, yang sebelumnya dilaksanakan pada tanggal 15 – 19 Mei 2017. Pelatihan SPMI-AMI dilaksanakan selama lima hari yaitu mulai tanggal 31 Juli – 4 Agustus 2017.

Jumlah peserta mencapai 22 orang yang berasal dari Universitas Trisakti, Sekolah Tinggi Pariwisata Bandung, Universitas Hasanuddin, STIKS Tarakanita Jakarta, Akper Pemda Lahat, Politeknik Negeri Lhokseumawe, Universitas Prasetiya Mulya, Universitas Mulawarman, Universitas Prasetiya Mulya STIKES Bina Usada Bali, STIKES Bina Usada Bali, STIMLOG Bandung, Universitas Hang Tuah Surabaya,  dan Politeknik Negeri Indramayu.

Fasilitator pelatihan ini yaitu Dr. Leni Sophia Heliani, S.T, M.Sc., Dr. Ir. J.P. Gentur Sutapa, M.Sc.Forest., Prof. Dr. L. Hartanto Nugroho, M.Agr., Dr. Sajarwa, M.Hum., Dr. Ir. Retno Indrati, M.Sc., dan Septimawanto Dwi Prasetyo, M.Si., Apt. Materi yang disampaikan untuk pelatihan yaitu Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, SPMI Dikti, Implementasi SPM-PT di UGM, Dokumen Akademik, Dokumen Mutu, Audit Mutu, Klasifikasi Audit, Perencanaan Audit dan Pelaksanaan Audit.

Sosialisasi EDPS Online Dan Audit Mutu Internal (AMI) Terintegrasi 2017

AMI merupakan salah satu tahapan dalam rangkaian siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), yaitu tahapan pengecekan, dari siklus penjaminan mutu: P (Plan)-D (Do)- C (Check) – A (Action). AMI telah dilaksnaan mulai tahun 2004, sehingga Sampai dengan 2017 telah dilaksanakan 13 siklus SPM-PT/SPMI dan AMAI/AMI program studi jenjang S-1,8 siklus SPM-PT/ SPMI dan AMAI/ AMI program studi jenjang S-2, 7 siklus SPM-PT/ SPMI dan AMAI/ AMI program studi jenjang S-3 dan Vokasi, serta lima kali audit fakultas dan dua kali audit Sekolah Pascasarjana dan Vokasi. AMI dilakukan berbasis evaluasi diri, sehingga sebelum dilaksanakan AMI maka prodi melakukan pengisian Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) secara Online.

AMI 2017 dilaksanakan secara terintegrasi, sehingga dinamakan AMI terintegrasi 2017 untuk Departemen, Prodi dan Laboratorium. AMI terintegrasi ini bertujuan:

a. Mengefisienkan waktu pelaksanaan AMI
b. Menghasilkan temuan audit yang lebih komprehensif
c. Pelaksanaan tindak lanjut temuan AMI melalui RTM bisa dilaksanakan secara sistimatik

AMI 2017 dikatagorikan menjadi:

a. Prodi 0, -1 tahun (periode habis akredtasi)
Prodi mengisi EDPS online dan mempersiapakan borang.
Tujuan, untuk memastikan :
>> Kelengkapan dokumen pendukung isian borang 3a dan evaluasi diri, meliputi:
– Dokumen perencanaan
– Dokumen pelaksanaan
– Dokumen evaluasi dan peningkatan
>> Fokus: Dokumen pendukung borang 3A, Evaluasi Diri dan EDPS

Waktu Pelaksanaan AMI Bersamaan dengan siklus AMI prodi umum (Juli – Agustus)

b. Prodi -2, -3, -4 tahun (periode habis Akredtasi)Bertujuan, untuk:
>> Memastikan apakah temuan/rencana tindakan koreksi pada Siklus Audit tahun sebelumnya telah ditindaklanjuti
>> Memastikan kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu Program Studi terhadap Dokumen Akademik Fakultas dan Dokumen Mutu Fakultas
>> Memastikan kelancaran pelaksanaan pengelolaan Program Studi
>> Membantu Prodi mempersiapkan data akreditasi
>> Memetakan peluang peningkatan mutu Program Studi
>> Mendukung pelaksanaan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) UGM

Waktu Pelaksanaan AMI Bersamaan dengan siklus AMI prodi umum (Juli – Agustus)

Dalam rangka memastikan pelaksanaan proses pembelajaran di Program studi sesuai dengan standar akademik, perkembangan bidang pendidikan di dunia dan persyaratan lembaga sertifikasi dan akreditasi regional/internasional terkait pendidikan berbasis capaian pembelajaran (outcome-based education), maka lingkup AMI prodi 2017 adalah pemetaan dan implementasi outcome-based education.

Pelaksanaan AMI didasarkan pada dokumen Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) online.  EDPS online   menggunakan kriteria utama sesuai dengan standar BAN-PT yaitu terdiri dari 7 standar, yang selanjutnya kriterianya dilengkapi dengan materi AUN dan sistem pengelolaan mutu ISO 9001

Berikut ini adalah beberapa pengkinian dan pengumuman EDPS online 2017:

a)  Data EDPS sudah diintegrasikan dengan berbagai sistem yang ada di UGM seperti: PALAWA untuk standar 3, HRIS untuk standar 4, PRISMA untuk standar 7.
b)  Data Pendukung tahun 2016 dan tahun sebelumnya yang pernah diunggah oleh Prodi ke EDPS online dapat diunduh lagi.
c)  Data/Isian oleh prodi tahun 2016 otomatis dimunculkan
d)  Prodi mengisi/memvalidasi isian borang sesuai  periode waktu yang sudah ditentukan dalam tabel tata waktu
e)  EDPS online akan ditutup selama periode AMI, selanjutnya dapat kembali diakses kembali oleh prodi untuk bisa digunakan untuk keperluan persiapan dan pelaksanaan visitasi akredtasi. Dimana semua data EDPS yang telah diisi oleh prodi mulai tahun 2014 dapat diunduh oleh prodi, demikian juga dengan seluruh dokumen pendukung.

Hal yang perlu diperhatikan saat pengisian EDPS online:

1)  Pengisian/pengeditan naskah dalam borang EDPS online tidak bisa dilakukan langsung dari copy-paste MS-Word, tetapi harus di copy-paste-kan ke notepad terlebih dahulu, baru di copy-paste ke EDPS.
2)  Setelah diisi dan diedit setiap standarnya harus disimpan dan setelah semua standar dipastikan sudah diisi/validasi dengan benar, sistem  bisa dikunci.
3)  Pada posisi tersimpan, prodi masih bisa melakukan perubahan data, sedangkan jika sudah dikunci maka tidak bisa dilakukan perubahan lagi.



Tata Waktu

Tanggal Kegiatan Keterangan/PIC
23 Mei 2017 Sosialisasi AMI 2017 :

Sistem, Lingkup audit,  dan EDPS online

KJM, DSSDI
24 Mei 2017 Pengiriman password EDPS online KJM
29 Mei 2017 – 21 Juni 2017 Pengisian/Edit/valiadasi borang EDPS online Program Studi
22 Juni 2017 Lock system untuk Prodi KJM, DSSDI
3 Juli – 18 Agustus 2017 AMI Terintegrasi Auditor, prodi
18 Agustus 2017 Lock system untuk Auditor KJM, DSSDI
19 Agustus 2017 – Maret 2018 Pembukaan  EDPS untuk diakses prodi KJM, DSSDI